E-Akte als Schlüssel zum digitalen Erfolg – So gelingt der Umstieg

600,00 €

Preise exkl. MwSt.

Produktnummer: egovc1225

Beschreibung

In vielen Behörden liegen Informationen verteilt: in Papierakten, Fachverfahren, auf Netzlaufwerken, in Outlook – manchmal sogar in einzelnen bereits eingesetzten E-Akten-Lösungen. Doch Medienbrüche behindern die Zusammenarbeit, verlangsamen Prozesse und verhindern, dass moderne Werkzeuge wie LeiKa, Cloud-Lösungen oder KI-Anwendungen ihr volles Potenzial entfalten können.
Die standardisierte elektronische Akte ist die Basistechnologie für reibungsloses eGovernment – und der Schlüssel, um Informationen einfach, sicher und einheitlich verfügbar zu machen.

In diesem Präsenzseminar lernen Sie, wie Sie die E-Akte mit klaren Standards zügig und erfolgreich einführen – unabhängig vom eingesetzten Dokumentenmanagementsystem. Dabei wird der gesamte Prozess anhand von vier thematisch aufeinander aufbauenden Modulen vermittelt: vom erfolgreichen Projektstart über die Standardisierung der Projektarbeit und die Bewertung vorhandener Akten bis hin zum professionellen Umgang mit den Papierakten nach der Umstellung.

Zielsetzung

Nach diesem Seminar sind die Teilnehmenden in der Lage:

den Umstieg auf die E-Akte standardisiert und effizient zu gestalten
alle relevanten organisatorischen, technischen und rechtlichen Fragen der Einführung zu klären
vorhandene Papierakten systematisch zu bewerten, zu übernehmen oder zu digitalisieren
Standards bei Vergaben und Dienstleisterauswahl anzuwenden
die E-Akte als Grundlage für digitale Verwaltungsinstrumente nachhaltig zu etablieren

Seminarablauf

Themenüberblick

Teil 1 – Erfolgreicher Start und Grundlagen

Unterschiede zwischen Papierakte und elektronischer Akte
Kriterien für einen gelungenen Projektstart
Projektorganisation und Rollenverteilung
Unterstützungsprojekte
Ablauf und Phasen der Einführung
Fachakten vs. standardisierte Vorgangsakte

Teil 2 – Standardisierte Projektarbeit

Vorbereitung und Struktur eines E-Akten-Projekts
Beteiligte und ihre Rollen
Standards in der Projektarbeit
Umgang mit Papierakten und deren Inhalten
Veränderungen im Arbeitsalltag
Berücksichtigung archivischer Interessen
Mobiles Arbeiten

Teil 3 – Bewertung des Aktenbestands und Rechtekonzept

Aufnahme und Sichtung der Papierakten
Anwendung von Aktengrundsätzen
Bewertung und Reduzierung des Bestandes
Aufbewahrungsfristen
Einbindung archivischer Interessen
Rechtevergabe im E-Akte-System

Teil 4 – Umgang mit Papierakten nach der Umstellung

Optionen: Aufbewahren, Eigen- oder Fremddigitalisierung, Vernichtung
Vertragsgestaltung bei Fremdvergaben
Standardisiertes Leistungsverzeichnis
Auswahl und Bewertung von Scandienstleistern
Einzel- vs. Jahresausschreibungen

Zielgruppe

Führungskräfte, Projektverantwortliche und Fachbereichsleitungen
Mitarbeitende in IT, Organisation und Archivwesen
Alle, die an der Einführung der E-Akte beteiligt sind oder diese initiieren möchten

Termin & Ort

Termine werden in Kürze bekannt gegeben

Präsenzveranstaltung

Mannheim

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Seminarzeiten

09:00

Uhr

17:00

Uhr

Verfügbarkeit

Ausreichend freie Plätze verfügbar

Ihr Referent

Volker Staupe

Volker Staupe ist Diplom-Verwaltungswirt und verfügt über langjährige Erfahrung in der Einführung digitaler Verwaltungsprozesse. Von 2007 bis 2023 leitete er bei der Stadt Witten das Dokumentenmanagement und begleitete rund 150 eAkte-Projekte in Behörden verschiedener Größen in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein. Als Referent und Sachverständiger bringt er seine Expertise zu Digitalisierung, Prozessoptimierung und Organisationsentwicklung in zahlreiche Fachveranstaltungen und Publikationen ein.

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